Vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi, mais vous ne savez pas par où commencer ?
Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. De nombreux formateurs et organismes de formation se sentent perdus face aux exigences du référentiel.
Pourtant, avec une méthode claire et structurée, la certification Qualiopi devient beaucoup plus accessible.
Voici les étapes essentielles pour bien démarrer votre démarche.
1. Vérifier si vous êtes concerné par la certification Qualiopi
Avant de vous lancer, il est important de savoir si la certification Qualiopi est obligatoire dans votre situation.
La certification Qualiopi est obligatoire si vous souhaitez accéder à des financements publics ou mutualisés, comme :
- Le CPF
- Les OPCO
- France Travail (anciennement Pôle emploi)
- Les financements publics
- Les financements des collectivités
Si vous proposez uniquement des formations financées directement par vos clients, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire.
Cependant, de plus en plus d’organismes choisissent de se certifier même sans obligation, notamment pour :
- Renforcer leur crédibilité
- Développer leur activité
- Accéder à davantage de financements
- Se structurer efficacement
2. Obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
Dans la majorité des cas, l’obtention du Numéro de Déclaration d’Activité est une étape préalable à la certification Qualiopi.
Pour obtenir votre NDA, vous devez :
- Réaliser une première formation
- Établir une convention ou un contrat de formation
- Créer un programme de formation
- Émettre une facture
Vous devez ensuite déposer votre dossier auprès de la DREETS : https://dreets.gouv.fr/
Une fois votre NDA obtenu, vous pouvez entamer votre démarche de certification Qualiopi.
3. Comprendre le référentiel Qualiopi
La certification Qualiopi repose sur :
- 7 critères
- 32 indicateurs (le nombre peut varier selon votre activité)
Ces critères concernent notamment :
- L’information du public
- La conception des prestations
- L’accompagnement des bénéficiaires
- Les moyens pédagogiques
- L’amélioration continue
Il n’est pas nécessaire de tout maîtriser immédiatement. L’objectif est d’abord de comprendre la logique globale du référentiel.
Le référentiel national qualité est disponible sur le site officiel du ministère du Travail : https://travail-emploi.gouv.fr/referentiel-national-qualite-guide-de-lecture-qualiopi
4. Identifier les documents nécessaires
Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devrez mettre en place différents documents, notamment :
- Programme de formation
- Convention ou contrat de formation
- Règlement intérieur
- Feuille d’émargement
- Évaluations à chaud et à froid
- Processus d’amélioration continue
- Procédures internes
L’objectif est de démontrer que votre organisme est structuré et que vos pratiques sont formalisées.
5. Structurer votre organisation
La certification Qualiopi repose principalement sur l’organisation de votre activité.
Vous devrez notamment :
- Organiser vos dossiers de formation
- Mettre en place vos procédures
- Préparer vos preuves
- Formaliser vos pratiques
Bonne nouvelle : vous faites probablement déjà une grande partie de ces actions. Il s’agit simplement de les structurer et de les formaliser.
6. Choisir un organisme certificateur
Une fois votre organisation prête, vous pouvez choisir un organisme certificateur accrédité.
La certification se déroule en plusieurs étapes :
- L’audit initial
- L’audit de surveillance (environ 18 mois après)
- L’audit de renouvellement (tous les 3 ans)
L’audit se déroule généralement à distance et peut durer entre une demi-journée et une journée selon votre structure.
7. Faut-il se faire accompagner ?
Il est tout à fait possible de préparer la certification Qualiopi seul.
Cependant, l’accompagnement peut vous permettre de :
- Gagner du temps
- Éviter les erreurs
- Vous préparer efficacement à l’audit
- Aborder la certification avec plus de sérénité
L’accompagnement est particulièrement utile si :
- Vous créez votre organisme de formation
- Vous manquez de temps
Vous souhaitez sécuriser votre démarche.
Découvrez également mon accompagnement pour la certification Qualiopi
- Accompagnement Qualiopi : https://laurence-picod.fr/administratif-qualiopi-pour-les-organismes-de-formation/
- Contact : Contactez votre assistante administrative
En résumé : les étapes pour démarrer votre certification Qualiopi
- Vérifier si vous êtes concerné
- Obtenir votre NDA
- Comprendre le référentiel Qualiopi
- Préparer vos documents
- Structurer votre organisation
- Choisir un organisme certificateur
- Passer l’audit
Vous souhaitez vous lancer dans la certification Qualiopi ?
Se lancer dans la certification Qualiopi peut sembler complexe, mais avec une bonne méthode, la démarche devient beaucoup plus accessible.
Si vous souhaitez être accompagné dans votre démarche, je peux vous aider à :
- Structurer votre dossier
- Créer vos documents
- Préparer votre audit
Contactez moi pour en discuter.